ATS คืออะไร ระบบติดตามผู้สมัครงาน ที่ HR ยุคใหม่ต้องรู้จัก

ในยุคที่การแข่งขันทางธุรกิจสูง การสรรหาบุคลากรที่ใช่เข้ามาทำงานในองค์กรคือหนึ่งในความท้าทายสำคัญที่ฝ่าย HR ต้องเผชิญ ใบสมัครจำนวนมหาศาลที่ส่งเข้ามาจากหลากหลายช่องทางอาจทำให้การคัดกรองกลายเป็นเรื่องที่ซับซ้อนและใช้เวลานาน จนอาจพลาดผู้สมัครที่มีศักยภาพไปอย่างน่าเสียดาย ระบบ ATS จึงถูกนำมาใช้งานเพื่อเป็นผู้ช่วยจัดการกระบวนการเหล่านี้ให้เป็นระบบและรวดเร็วขึ้น

บทความนี้จะพาไปทำความรู้จักกับระบบ ATS (Applicant Tracking System) ให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น ตั้งแต่ความหมายว่าคืออะไร ทำงานยังไง มีประโยชน์ต่อองค์กรและฝ่าย HR ในแง่มุมไหนบ้าง รวมถึงแนวทางการเลือกใช้ระบบ ATS ให้ตอบโจทย์ความต้องการขององค์กรมากที่สุด เพื่อเปลี่ยนงานสรรหาที่วุ่นวายให้กลายเป็นเรื่องง่ายและมีประสิทธิภาพ

 

ATS หรือ Applicant Tracking System คืออะไร

ATS หรือ Applicant Tracking Systems คือซอฟต์แวร์ที่ถูกออกแบบมาเพื่อปฏิวัติกระบวนการสรรหาบุคลากรขององค์กรโดยเฉพาะ ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางในการบริหารจัดการข้อมูลผู้สมัครทั้งหมดให้เป็นระบบและมีประสิทธิภาพสูงสุด เปรียบเสมือนผู้ช่วยดิจิทัลของฝ่าย HR ที่เข้ามาดูแลทุกขั้นตอนตั้งแต่ต้นจนจบ

ระบบ ATS เข้ามาช่วยงานสรรหาในหลากหลายมิติ ตั้งแต่การรวบรวมใบสมัครจากทุกช่องทางของบริษัทเองมาไว้ในที่เดียว ช่วยลดความซับซ้อนและป้องกันข้อมูลตกหล่น 

หัวใจสำคัญของ ATS คือความสามารถในการคัดกรองใบสมัครงานจำนวนมหาศาลโดยอัตโนมัติ โดยใช้คีย์เวิร์ดหรือคุณสมบัติที่ทาง HR กำหนดไว้ล่วงหน้า เช่น ทักษะ ประสบการณ์ หรือการศึกษาเพื่อจัดลำดับความสำคัญและคัดแยกผู้สมัครที่ตรงตามความต้องการมากที่สุดออกมา ซึ่งช่วยประหยัดเวลาได้อย่างมหาศาลนอกจากนี้ยังช่วยติดตามสถานะของผู้สมัครแต่ละคนในทุกขั้นตอนของกระบวนการจ้างงานได้อีกด้วย

 

สถิติต่าง ๆ ของ ATS ที่น่าสนใจ

ความสำคัญและประสิทธิภาพของระบบอย่าง Applicant Tracking มีข้อมูลและสถิติมากมายที่ยืนยันถึงประโยชน์ของเทคโนโลยีนี้ในการปรับปรุงกระบวนการสรรหาบุคลากรให้ดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด ข้อมูลเหล่านี้แสดงให้เห็นว่าองค์กรชั้นนำต่างให้ความไว้วางใจและนำ ATS มาใช้เป็นเครื่องมือสำคัญกันอย่างแพร่หลาย

• บริษัทใน Fortune 500 กว่า 99% เลือกใช้ระบบ ATS system เพื่อบริหารจัดการการสมัครงาน
• 75% ของ Recruiter และผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากรในหลากหลายอุตสาหกรรมต่างใช้ระบบ ATS ในกระบวนการทำงาน
• ATS สามารถช่วยปรับปรุงคุณภาพการจ้างงานให้ดีขึ้นถึง 90%
• 86% ของ Recruiter ยอมรับว่าการใช้ ATS ช่วยให้กระบวนการสรรหาบุคลากรทำได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
• 78% ของบริษัทที่ใช้ ATS ระบุว่าระบบนี้ช่วยให้พวกเขาสรรหาบุคลากรที่มีคุณภาพดีขึ้นได้จริง

 

ATS มีประโยชน์อย่างไร ช่วยให้งาน HR ลดลงจริงไหม

 

การนำระบบ ATS systems เข้ามาปรับใช้ในองค์กรไม่ได้เป็นเพียงการตามกระแสเทคโนโลยี แต่คือการลงทุนให้กับการบริหารจัดการงานสรรหาบุคลากร ช่วยยกระดับการทำงานของฝ่าย HR ให้ก้าวไปอีกขั้นและสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันเพื่อดึงดูดคนเก่งให้มาร่วมงานกับองค์กร ประโยชน์หลัก ๆ ของระบบ ATS มีดังนี้

• หัวใจสำคัญของ ATS เป็นการลดขั้นตอนการทำงานที่ต้องทำด้วยมือ ระบบจะช่วยคัดกรองเรซูเม่จำนวนมหาศาลโดยอัตโนมัติตามคุณสมบัติที่กำหนดไว้ ทำให้ฝ่าย HR มีเวลาไปให้ความสำคัญกับขั้นตอนที่ต้องใช้การตัดสินใจเชิงลึกมากขึ้น เช่น การสัมภาษณ์เชิงพฤติกรรม หรือการวางแผนกลยุทธ์การสรรหา
• ด้วยการตั้งค่าคีย์เวิร์ดที่เกี่ยวข้องกับตำแหน่งงาน เช่น ทักษะ ประสบการณ์ หรือใบรับรองต่าง ๆ ATS จะช่วยคัดกรองและจัดลำดับผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามความต้องการมากที่สุด ทำให้มั่นใจได้ว่าจะไม่พลาดผู้สมัครที่มีศักยภาพ
• ATS หรือ Applicant Tracking Software ทำหน้าที่เป็นฐานข้อมูลกลางที่รวบรวมประวัติและข้อมูลของผู้สมัครทั้งหมดไว้ในที่เดียว ทำให้ง่ายต่อการค้นหา ติดตามสถานะ และเปรียบเทียบผู้สมัครแต่ละคน อีกทั้งยังสามารถเก็บข้อมูลผู้สมัครที่น่าสนใจไว้สำหรับตำแหน่งงานในอนาคตได้
• สร้างประสบการณ์ที่ดีให้ผู้สมัคร ระบบสามารถส่งอีเมลตอบกลับอัตโนมัติเพื่อยืนยันการรับใบสมัคร หรือแจ้งความคืบหน้าในแต่ละขั้นตอนได้อย่างรวดเร็วและสม่ำเสมอ ซึ่งช่วยสร้างความเป็นมืออาชีพและสร้างความประทับใจให้แก่ผู้สมัครทุกคน

 

หลักการใช้งาน ATS ควรใช้ตอนไหนบ้าง?

การตัดสินใจนำเทคโนโลยีใหม่อย่างระบบ ATS มาใช้มักจะมาจากสัญญาณความท้าทายบางอย่างในกระบวนการสรรหาบุคลากร ซึ่งเป็นตัวบ่งชี้ว่าการทำงานแบบเดิมอาจไม่เพียงพออีกต่อไป นี่คือช่วงเวลาที่ควรเริ่มใช้ ATS

• เมื่อมีผู้สมัครส่งใบสมัครเข้ามาเป็นจำนวนมาก หากองค์กรได้รับใบสมัครเข้ามาจำนวนมากในแต่ละตำแหน่งงาน จนทำให้ฝ่าย HR ใช้เวลาคัดกรองนานเกินไปและอาจเกิดข้อผิดพลาดได้ง่าย การใช้ระบบ ATS จะเข้ามาช่วยคัดกรองเบื้องต้นตามคีย์เวิร์ดที่ตั้งไว้ได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ
• เมื่อต้องเปิดรับสมัครหลายตำแหน่งพร้อมกัน ในจังหวะที่องค์กรกำลังเติบโตและต้องการขยายทีม การเปิดรับหลายตำแหน่งพร้อม ๆ กันอาจสร้างความสับสนวุ่นวายในการจัดการข้อมูลได้ ระบบ ATS จะช่วยจัดระเบียบข้อมูลผู้สมัครในแต่ละตำแหน่งงานให้ชัดเจน ทำให้การบริหารจัดการง่ายขึ้น
• หากกระบวนการตั้งแต่การประกาศรับสมัครไปจนถึงการตัดสินใจจ้างงานใช้เวลานานเกินไป อาจทำให้พลาดผู้สมัครที่มีคุณภาพไปให้คู่แข่งได้ ระบบ ATS จะช่วยเร่งความเร็วในแต่ละขั้นตอนให้กระชับและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น
• การสร้าง Talent Pool หรือฐานข้อมูลผู้สมัครที่มีศักยภาพเก็บไว้สำหรับตำแหน่งงานในอนาคตเป็นกลยุทธ์ที่ชาญฉลาด ATS ช่วยให้สามารถจัดเก็บ ค้นหา และติดต่อผู้สมัครที่น่าสนใจเหล่านี้ได้อย่างง่ายดายเมื่อมีตำแหน่งงานที่เหมาะสมเปิดรับ

 

ระบบ ATS ตัวช่วยแบ่งเบาภาระ เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของ HR

ในโลกของการแข่งขันที่ทุกวินาทีมีค่า การมีเครื่องมือที่ใช่คือความได้เปรียบที่สำคัญ และสำหรับงานสรรหาบุคลากร ATS คือคำตอบที่ทุกองค์กรยุคใหม่ต้องมี Applicant Tracking System ไม่ใช่แค่ซอฟต์แวร์ แต่เป็นหัวใจสำคัญในการเปลี่ยนกระบวนการสรรหาที่วุ่นวายและใช้เวลานาน ให้กลายเป็นระบบที่รวดเร็ว แม่นยำ และเป็นมืออาชีพ การนำ ATS มาใช้จึงไม่ใช่แค่ทางเลือกอีกต่อไป แต่เป็นกลยุทธ์ที่จำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการก้าวให้ทันโลกและคว้าตัวบุคลากรที่มีคุณภาพมาครองเพื่อสร้างความสำเร็จในระยะยาว