รู้จัก Microsoft Forms คืออะไร ใช้งานอย่างไรให้ตอบโจทย์องค์กรยุคดิจิทัล

รู้จัก Microsoft Forms คืออะไร ใช้งานอย่างไรให้ตอบโจทย์องค์กรยุคดิจิทัล

ในยุคที่องค์กรต้องการเครื่องมือดิจิทัลมาช่วยรวบรวมข้อมูล สร้างแบบสอบถาม และประเมินผลต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็ว Microsoft Forms กลายเป็นอีกหนึ่งตัวช่วยที่ตอบโจทย์ทั้งภาครัฐ ภาคเอกชน และสถาบันการศึกษา แต่หลายคนอาจยังสงสัยว่า Microsoft Forms คืออะไร ใช้งานอย่างไร และดีกว่าเครื่องมืออื่นอย่างไร บทความนี้จะพาคุณไปรู้จักและเริ่มใช้งานได้ทันที

Microsoft Forms คืออะไร?

Microsoft Forms คือเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มออนไลน์จาก Microsoft ที่อยู่ในชุด Microsoft 365 โดยผู้ใช้งานสามารถสร้างแบบสอบถาม แบบประเมิน แบบทดสอบ หรือฟอร์มเก็บข้อมูลต่าง ๆ ได้อย่างง่ายดายผ่านเว็บเบราว์เซอร์ ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใด ๆ เพิ่มเติม

จุดเด่นคือ ใช้งานง่าย ไม่ต้องมีทักษะด้านเทคนิค ก็สามารถสร้างแบบฟอร์มและดูผลลัพธ์ได้ทันที เหมาะสำหรับการใช้งานในองค์กรทุกขนาด ไม่ว่าจะเป็นการสำรวจความพึงพอใจลูกค้า ประเมินผลอบรม หรือเก็บข้อมูลภายในทีม

ฟีเจอร์เด่นของ Microsoft Forms

Microsoft Forms มาพร้อมฟีเจอร์สำคัญที่ตอบโจทย์การทำงานในองค์กรยุคดิจิทัล ได้แก่

• คำถามหลากหลายรูปแบบ: เลือกได้ทั้งตัวเลือกเดียว หลายตัวเลือก เขียนตอบ จัดลำดับ หรือคะแนนแบบ Likert
• วิเคราะห์ผลลัพธ์ได้แบบเรียลไทม์: เห็นข้อมูลคำตอบในรูปแบบกราฟหรือดึงข้อมูลเข้า Excel ได้ทันที
• ใช้งานร่วมกับ Microsoft Teams และ Excel: สร้างแบบสอบถามในการประชุม แชร์ในทีม และวิเคราะห์ข้อมูลต่อได้สะดวก
• ตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงได้ยืดหยุ่น: เลือกเปิดให้เฉพาะคนในองค์กรตอบ หรือแชร์ให้บุคคลภายนอกตอบได้
• มีระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ: แจ้งเตือนเมื่อมีผู้ตอบฟอร์มผ่านอีเมลหรือ Teams

วิธีใช้งาน Microsoft Forms เบื้องต้น

แม้จะเป็นมือใหม่ ก็สามารถเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Forms ได้ในไม่กี่นาที

1. เข้าสู่ระบบ ไปที่ forms.microsoft.com แล้วเข้าสู่ระบบด้วยบัญชี Microsoft 365
2. เริ่มสร้างแบบฟอร์ม คลิก “สร้างฟอร์มใหม่”  ตั้งชื่อแบบฟอร์ม  และเพิ่มคำถามตามต้องการ
3. ปรับการตั้งค่า กำหนดสิทธิ์ผู้ตอบ เลือกรูปแบบการเก็บคำตอบ เช่น จำกัดหนึ่งคนต่อหนึ่งครั้ง หรือเปิดเผยตัวตน/ไม่เปิดเผย
4. แชร์แบบฟอร์ม แชร์ลิงก์, ส่ง QR Code, ฝังในเว็บไซต์ หรือส่งผ่านอีเมล/Teams ได้ทันที
5. ดูผลลัพธ์และส่งออกข้อมูล ดูผลลัพธ์แบบกราฟ หรือดาวน์โหลดเป็น Excel เพื่อวิเคราะห์เชิงลึก

ประโยชน์ของ Microsoft Forms สำหรับองค์กร

องค์กรยุคใหม่สามารถใช้ Microsoft Forms เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการข้อมูลและการตัดสินใจได้หลากหลายรูปแบบ เช่น

• สำรวจความพึงพอใจลูกค้าและพนักงาน ได้อย่างรวดเร็ว
• ประเมินผลอบรม/สัมมนา เพื่อปรับปรุงเนื้อหาและการจัดกิจกรรม
• เก็บข้อมูลเพื่อการตัดสินใจ เช่น แบบฟอร์มขออนุมัติ แบบฟอร์มสมัครเข้าร่วมกิจกรรม
• รวบรวมความคิดเห็นจากทีม ภายในองค์กรแบบไม่ยุ่งยาก
• สนับสนุนการทำงานแบบ Hybrid ด้วยระบบออนไลน์เต็มรูปแบบ

Microsoft Forms คือเครื่องมือสร้างแบบฟอร์มออนไลน์ที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการรวบรวมข้อมูล ประเมินผล หรือรับฟีดแบ็กจากพนักงานและลูกค้าในยุคดิจิทัล ไม่ว่าจะใช้ภายในหรือภายนอกองค์กร Microsoft Forms ก็สามารถช่วยให้งานคุณง่ายขึ้น พร้อมเชื่อมต่อกับเครื่องมือ Microsoft 365 อื่น ๆ อย่างลงตัว