Payroll คืออะไร มีความสำคัญอย่างไร มีองค์ประกอบอะไรบ้าง?

ในองค์กรธุรกิจไม่ว่าจะเป็นองค์กรขนาดเล็ก หรือองค์กรขนาดใหญ่ เชื่อได้ว่าจะต้องพบกับปัญหาเกี่ยวกับเรื่องระบบการจัดการเงินเดือนของพนักงานให้มีความถูกต้อง เป็นหน้าที่ของกลุ่มงานทรัพยากรบุคคลจะเป็นผู้จัดการ โดยระบบจ่ายเงินเดือนพนักงาน หรือ Payroll คือระบบที่ใช้สำหรับคำนวณเงินเดือนของพนักงานแต่ละคน โดยการคำนวณของ Payroll คือการคำนวณค่าตอบแทน คำนวณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ มาคำนวณกับในรูปแบบของ Payroll เพื่อให้ได้เงินเดือนสุทธิที่มีความถูกต้อง

Payroll คืออะไร ? รู้จักกับระบบนี้ให้มากขึ้น

Payroll คือระบบการจัดการบัญชีเงินเดือน ซึ่งโดยปกติหลาย ๆ คนน่าจะคุ้นเคยกับระบบคำนวณด้วยโปรแกรม Excel ซึ่งหลักการทำงานจะมีความคล้ายคลึงกัน แต่ Payroll จะเป็นระบบใหม่ที่ได้รับการพัฒนาออกแบบมาเพื่อใช้สำหรับการคำนวณระบบจ่ายเงินเดือนโดยเฉพาะ ช่วยคำนวณค่าตอบแทน คำนวณค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เช่น ภาษี, ประกันสังคม, โบนัส, ค่าตอบแทน ฯลฯ ให้กับพนักงานภายในองค์กร โดยจะใช้หลักการของการดึงข้อมูลตัวเลขเข้ามาประมวลผลในระบบอย่างแม่นยำ ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับกลุ่มงานทรัพยากรบุคคล ให้สามารถทำงานได้รวดเร็ว และมีความแม่นยำมากยิ่งขึ้น ระบบ Payroll จึงถือเป็นทางเลือกใหม่ที่มีประโยชน์กับองค์กรธุรกิจทุกประเภท

Payroll มีความสำคัญกับองค์กรขนาดไหน ?

Payroll ในปัจจุบันอาจจะยังไม่เป็นที่รู้จักมากนักสำหรับการใช้เป็นระบบเงินเดือนพนักงาน เพราะโดยปกติในหลายองค์กรมักจะใช้โปรแกรม Excel ในการจัดการ แต่ด้วยความที่ Excel เป็นระบบที่ต้องอาศัยทักษะความชำนาญสูง มีโอกาสที่ข้อมูลจะผิดพลาดได้สูง ระบบ Payroll จึงออกแบบมาเพื่อแก้ปัญหานี้ โดย Payroll หรือบัญชีเงินเดือน คือระบบที่จะเข้ามาช่วยให้ผู้ใช้สามารถใช้งานได้ง่ายขึ้น มีความแม่นยำมากขึ้น ช่วยให้กลุ่มงานทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพการทำงานที่สูงขึ้น สร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงาน ช่วยจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการยื่นภาษี รวมถึงค่าใช้จ่ายต่าง ๆ ทั้งหมดของพนักงาน

Payroll มีองค์ประกอบอะไรบ้าง ? 

โดยปกติแล้ว Payroll จะเป็นระบบที่ใช้สำหรับจ่ายเงินเดือนให้กับพนักงานภายในองค์กร ซึ่งจะมีการคิดคำนวณจากองค์ประกอบที่มีความสำคัญหลายอย่าง เช่น ค่าตอบแทน, ค่าแรง, เวลาการทำงาน เป็นต้น ทำให้ในการคิดคำนวณระบบ Payroll จึงจะต้องมีการคิดคำนวณจากองค์ประกอบที่มีความสำคัญ 2 ประเภท โดยจะมีรายละเอียดขององค์ประกอบงานทั้ง 2 ประเภทของ Payroll คือ

1. งานด้านการจดบันทึกเวลาในการทำงาน 

ในการคำนวณเงินเดือนของพนักงาน การจดเวลาบันทึกเวลาในการทำงานถือเป็นสิ่งที่มีความสำคัญมาก เพราะจะเป็นข้อมูลที่เอาไว้จัดการคำนวณ โดยจะมีตั้งแต่ระยะเวลาในการทำงาน การขาดงาน การทำงานล่วงเวลาของพนักงานแต่ละคน เพื่อใช้ในการคำนวณค่าตอบแทนในระบบ Payroll ได้อย่างถูกต้อง

2. งานด้านการคำนวณจ่าย และหักเงินเดือนพนักงาน

จากการที่โปรแกรม Payroll ได้ทำการจัดเก็บเวลาการทำงานของพนักงานแล้ว ในระบบ Payroll จะมีระบบที่สามารถใช้คำนวณค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เพิ่มเติมของพนักงานแต่ละคนได้ โดยจะแบ่งออกเป็น 2 รูปแบบที่ใช้ในระบบ Payroll คือ

• รายละเอียดข้อมูลรายได้ของพนักงาน หรือเงินเดือนที่พนักงานควรจะได้รับ โดยจะประกอบด้วยฐานเงินเดือน, ค่าทำงานล่วงเวลา, โบนัส, ค่าคอมมิชชัน เป็นต้น
• รายละเอียดข้อมูลรายหักค่าใช้จ่ายต่าง ๆ เพิ่มเติมของพนักงานที่จะถูกหักออกจากเงินเดือนของพนักงาน ที่จะถูกเพิ่มเข้ามาคำนวณใน Payroll เงินเดือน เช่น ภาษี, ประกันสังคม, ค่าปรับ เป็นต้น

Payroll มีประโยชน์กับองค์กรด้านใดบ้าง ?

ระบบ Payroll ถือได้ว่าเป็นระบบหนึ่งที่มีความน่าสนใจสำหรับองค์กรธุรกิจ เป็นระบบที่เข้ามาช่วยจัดการระบบจ่ายเงินเดือนพนักงานได้หลายด้าน เช่น ความสะดวก, ความรวดเร็ว, ความถูกต้อง ฯลฯ โดยในหัวข้อนี้ก็จะมาบอกถึงประโยชน์ของ Payroll คืออะไร เพราะอะไรองค์กรธุรกิจถึงควรเลือกใช้ Payroll

• Payroll มีความแม่นยำที่สูง มีความถูกต้องสูง มีโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดน้อยกว่าระบบอื่น
• ช่วยสนับสนุนการทำงานของกลุ่มงานทรัพยากรบุคคลให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น
• อำนวยความสะดวกให้กับพนักงานทุกคนภายในองค์กร สร้างความเชื่อมั่นให้กับพนักงาน เพราะระบบ Payroll จะสามารถช่วยจัดแจงค่าภาษี, ค่าประกันสังคม หรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่มีความยุ่งยากให้กับพนักงานได้
• สามารถเลือกจ่ายค่าตอบแทนของพนักงานได้หลายรูปแบบ โดยจะแบ่งไปตามประเภทของการทำงานของพนักงาน เช่น พนักงานรายวัน, รายสัปดาห์, รายเดือน เป็นต้น
• มีการจัดเก็บข้อมูลที่เป็นระบบ ซึ่งข้อมูลของพนักงานทุกคนจะถูกเก็บเอาไว้อย่างเป็นระบบ ทำให้ง่ายต่อการค้นหา หรือการแก้ไขข้อมูลบางอย่างที่มีความจำเป็นได้ง่าย

Payroll คือระบบที่ตอบโจทย์องค์กรมากขนาดไหน ?

Payroll คือหนึ่งในระบบที่มีความน่าสนใจมาก เป็นระบบที่สามารถตอบโจทย์องค์กรในด้านระบบเงินเดือนพนักงานได้เป็นอย่างดี เพราะการที่ใช้งานระบบของ Payroll จะส่งผลให้การทำงานของพนักงานด้านทรัพยากรบุคคลมีประสิทธิภาพ ทั้งในด้านของความเร็ว และในด้านของการช่วยลดข้อผิดพลาดต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นได้